OPTIMIZA TU PROCESO DE MATRÍCULAS Y APLICA CORRECTAMENTE LA LEY 1581.

Los procesos de matrículas escolares y la ley 1581 de Habeas Data

La clave está en la seguridad de los datos, sobre todo cuando son datos de menores de edad, el consentimiento informado y el uso apropiado de los mismos. Usa esta guía y disminuirás las probabilidades de problemas legales, cibernéticos y sociales en tu colegio.

Por consiguiente, listaremos aspectos legales, tecnológicos y prácticos que asegurarán el éxito de tu gestión en el proceso de Matrículas y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Habeas Data.

Tres aspectos básicos a seguir para el proceso de matrículas

1. Legales:

Como resultado, es importante que en el colegio tengan definida una política de tratamiento de datos. En ella se deben reconocer mínimo los siguientes aspectos:

• Acceso a la información: que todos los miembros de la comunidad educativa que suministren sus datos. Pueden conocer, actualizar, rectificar la información que hayan suministrado al colegio en cualquier momento del año académico. Información de identificación, ubicación, socio económica y datos sensibles.
• Datos sensibles: aquellos referentes a origen racial o étnico; preferencias políticas, religiosas y similares que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Datos de menores de edad: es importante que la institución educativa capacite a todo la comunidad sobre los riesgos que tienen los menores de edad al compartir sus datos personales. Así mismo debe promover una cultura de la seguridad de los datos y documentar cómo realiza este proceso.

• Responsabilidad del tratamiento de datos: la ley establece que es la institución educativa la responsable de administrar; decidir que hacer con la información que se recoge de las personas y que consolida en una base de datos (Conjunto organizado de información personal); independientemente del medio tecnológico en que lo realiza.

• Tratamiento de datos: es toda acción que vaya a realizar el colegio sobre la información recolectada, para sus fines académicos, administrativos, sociales y financieros.

• Finalmente el consentimiento informado: dejar explicito a tu comunidad educativa para que serán usados los datos, cómo vas a atender cualquier solicitud que tengan ellos sobre el manejo de sus datos en el colegio y tus datos de contacto para atender dichas solicitudes.

2. Tecnológicos: procesos de matrículas

En primer lugar la institución educativa es libre de decidir por cuáles medios tecnológicos solicita la información desde un registro manual hasta un sistema web robusto. Sin embargo, sea cual sea la tecnología usada, debe garantizar que dichos medios son seguros y poco vulnerables.

Por lo tanto, para instituciones que utilizan soluciones de gestión escolar en Internet, como Sistema Saberes, donde la información es suministrada de manera directa por la comunidad educativa.

De manera similar, los padres de familia registran sus datos y los de sus hijos, los docentes y administrativos también registran sus datos; para facilitar la centralización, administración solemne de parte del colegio y seguridad de la información.

Además, evita reprocesos como la digitación o copia en diversos sistemas, que pueden generar fuga de datos y más bases de datos que administrar. Estos medios tecnológicos se conocen como; encargados del tratamiento de los datos, y es tarea principal de ellos; mantener esquemas de seguridad, almacenamiento y uso de los datos por parte de la institución educativa.

Así que, antes de decidir que medio van usar, identifica que protección le brinda al colegio los sistemas de recolección de datos. Muchas veces las instituciones no le prestan cuidado a este tema y resultan guardando su información en plantillas de internet vulnerables, o aplicaciones que se ofrecen como gratuitas, pero en realidad lo que hacen es captar sus datos para usarlos posteriormente a conveniencia de terceros.

3. Prácticos:

Para lograr cumplir con la ley de Habeas Data en Colombia y asegurar que tu institución pueda usar correctamente los datos en un ambiente seguro y confiable, te recomendamos:

A. Usar un sistema digital: 

Debido a que facilitan la administración de los datos para fines académicos y financieros en tu colegio. Que el sistema digital sea seguro y confiable. Muchos colegios debido a su baja experiencia en riesgo informático, inocentemente usan bases de datos abiertas como; hojas de cálculo compartidas, sistemas de chat o mensajería instantánea, archivos físicos de fácil acceso a cualquier persona.

Así como estos ambientes son bastante usados, pueden ser fácilmente vulnerados. Por lo tanto, lo mejor es asegurarte de usar un sistema que cuente con esquemas de seguridad.

Además, como la exige que los datos puedan ser actualizados, tener dicha información organizada y controlada; facilita que se actualice según requerimientos tanto de la institución como del dueño del dato.

B. Almacena y registra el consentimiento informado de la persona sobre el uso de los datos suministrados.

Por lo tanto, en el caso del padre de familia que informa tanto sus datos como los de sus hijos, es necesario dejar una frase expresa en la hoja de matrícula o contrato escolar una aceptación explícita, como por ejemplo; “Con la firma de este documento usted autoriza a la institución educativa para usar sus datos y los de su estudiante en el marco de los diferentes procesos académicos, financieros y administrativos”.

C. Manejo de imágenes

A partir de esto es un dato clave que muchas veces es obviado. La información no solo se refiere a datos registrados por el usuario; sino también a información que puede ser obtenida por otros medios como fotos o videos de los menores de edad.

Para ello, es clave solicitar autorización para el uso de fotos, grabaciones de voz o video para fines académicos o de comunicación en la institución.

D. Vigilar los requerimientos de las entidades reguladoras

Ciertamente en Colombia esta función la ejerce la Superintendencia de Industria y Comercio. A través de la unidad de Protección de Datos Personales. El responsable según la Ley 1581 es el colegio.

Como resultado a la fecha de elaboración de esta guía; los obligados a registrar oficialmente sus bases de datos son las Sociedades y entidades sin ánimo de lucro. Finalmente, aquellas que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las Personas jurídicas de naturaleza pública. Consulte más aquí.

LADY MORA

Dir. Ejecutiva de Sistema Saberes

Master en Desarrollo social y educativo, Psicóloga, Especialista en emprendimiento